Fem kjappe om KI-assistenter for ledere

1. Hvordan kan ledere bruke samtaleroboter som ChatGPT og Copilot på en smart måte i hverdagen?

Det er litt som å ha en personlig assistent som alltid er på pletten for å avlaste deg. Den kan ikke gjøre jobben for deg, men den kan hjelpe deg med å rydde i hodet, strukturere informasjon og få fart på oppgaver som bare må gjøres.

De mest etterspurte temaene i lederkursene mine er hvordan bruke språkmodeller som ChatGPT og Copilot til e-poster, møtearbeid, presentasjoner, rekruttering og tidsstyring. Og så er jo det bare toppen av isfjellet med tanke på hva det er mulig å bruke språkmodeller til, men likevel en god start, for innenfor disse områdene er det uhorvelig mye tid å spare.

Det viktigste å huske på er shit in = shit out. Samtaleroboter er ikke tankelesere, og mange feiler når de gir for dårlig input. Da blir de skuffet over svaret, tenker at det er oppskrytt og legger språkmodeller på hylla før de egentlig har gitt dem en real sjanse. Det er jo veldig synd!

Copilot var en stund den eneste språkmodellen som hadde tilgang til alle filene og e-postene dine. Nå kan også flere av de andre, som ChatGPT, kobles opp mot både Google, Gmail, Teams, Outlook og SharePoint og mye mer. Med kontekst fra dokumenter, møter og e-poster blir jo verktøyene enda mer nyttige for oss.

2. Hvordan unngå at kommunikasjonen blir «robotsk» og mister det personlige uttrykket?

Som en med et stort hjerte for tekstfaget, er jeg glad for det spørsmålet.

Om folk opplever at e-posten du sender eller stillingsutlysningen dere publiserer, er KI-generert, så svekker det tilliten på et blunk. For å skape tillit – noe som kommer til å bli en enda viktigere valuta fremover – må tekstene høres ut som de kommer fra et ekte menneske av kjøtt og blod. Det er samtalerobotenes akilleshæl – og ditt hemmelige våpen.

Du kan også trene opp KI-assistenten i din stil og tone, eller i virksomhetens språkprofil, så vil forslagene du får ligge nærmere et sluttresultat du ønsker deg. Men helt ferdig er de aldri. Så sørg alltid for at du skriver om nok til at det blir «ditt». Er du i tvil? Les høyt. Da kjenner du fort om det er stivt og unaturlig, eller om det faktisk høres ut som deg.

3. Hvordan tror du KI – særlig samtaleroboter – vil endre måten vi leder og kommuniserer på?

Jeg håper at flere vil erfare at når de kan spare tid på oppgaver, vil det frigjøre tid og mental båndbredde til  faktisk ledelse. Til å være til stede for folka sine og bruke mer tid på den jobben bare de kan gjøre.

Samtidig frykter jeg at mange vil ta lettvint-løsningen– enten fordi de har det travelt eller de ikke skjønner konsekvensen av det – og fyre av gårde tekster og dokumenter som ikke har blitt bearbeidet godt nok. Da skyter de seg selv i leggen, for når kommunikasjonen er upersonlig og «robotsk», skaper det distanse og mistillit.

4) Kan en KI-assistent bidra til bedre beslutninger, og i så fall hvordan? 

Helt klart, på flere måter. Vi har lett for å tenke på de typiske assistent- og sekretæroppgavene som e-poster og referater. Og det er vel og bra, men KI-kompisen vår kan spille flere roller og avlaste oss på flere vis.

Enten det er snakk om økonomi, markedsføring, HR, salg eller kommunikasjon, kan robotassistenten fungere som en fagperson – så lenge du definerer rollen tydelig. Du kan for eksempel be den ta rollen som jurist og vurdere et kontraktsforslag og liste opp hva du bør være obs på, eller være HR-rådgiver og gi råd om hvordan du bør håndtere en konflikt. Eller være motparten i en forhandling, så du kan forberede og øve deg.

Og sist, men ikke minst, kan den fungere som en strategisk nok innsikt om verktøyet dere bruker og typen abonnement sparringspartner som utfordrer deg. En som stiller deg tøffe spørsmål og som ikke jatter med. En som kan se saken fra flere vinkler, rydde i tanker og alternativer og utfordre antakelser, ideer og «sånn har vi alltid gjort det»- argumentasjon.

Du kan også få den til å gjøre research på nettet og strukturere beslutningsgrunnlaget i en tabell. Da blir det lettere å vurdere og sammenligne alternativene dine opp mot hverandre basert på de parametrene du har definert, som for eksempel pris, implementeringstid og potensiell gevinst.

Men husk at det er du som er sjefen som tar avgjørelsen, og at det også er ditt ansvar å kvalitetssikre beslutningsgrunnlaget den digitale assistenten din satt opp for deg.

5) Ser du noen personvern- og datasikkerhetsutfordringer ved å bruke disse verktøyene i en lederrolle?

JA. Så det er viktig å sette seg i førersetet og sørge for at dere har noen klare retningslinjer for hvordan dere skal bruke  det. Det trenger ikke være avansert, men noen felles kjøreregler for hva som er greit å dele, hvilke verktøy som kan brukes og så videre.

Vi ser at folk implementerer disse verktøyene på vidt forskjellige måter, og i ulikt tempo. Noen stikker hodet i sanda og håper bølgen skal gå over, andre hopper i det og bruker det for ukritisk. Vi har allerede sett mange eksempler på blemmer som følge av det siste.

Om du ikke føler kallet til å ta ledelsen på dette området selv, har du kanskje noen i selskapet som er ganske frempå når det gjelder KI, og som gjerne tar på seg ansvaret. Bruk den iveren og kompetansen!

Og husk at det er stor forskjell på de ulike løsningene og hvordan de lagrer og bruker dataene. Sørg derfor for å ha nok innsikt om verktøyet dere bruker og typen abonnement dere har, sånn at dere er trygge på hva som deles og ikke.